Tornando Apresentações Eficientes

Na empresa em que você trabalha há uma cultura complexa de apresentações? Caso não esteja seguro quanto a isso, se pergunte quão frequente as reuniões são dominadas por incontáveis slides. Imagine quanto tempo é gasto preparando, aprimorando e depois encaminhando essas apresentações aos participantes.
Em que grau os apresentadores são avaliados pelos resultados trazidos por essas reuniões? E pelos resultados dos colaboradores enquanto poderiam estar realizando suas tarefas?
Não estou aqui para condenar as reuniões muito menos as apresentações. No entanto, muitas empresas as realizam como uma forma de ritual, que deve ser seguido, mesmo não havendo necessidade para tanto.
Segundo a Harvard Business Review, uma das formas mais comuns de tornar uma empresa complexa e travada é através de extenuantes e inúmeras apresentações, sem que haja um propósito à vista. Contribuindo mais para o tema, a HBR menciona que as ferramentas como Power Point são geralmente mal utilizadas, fazendo com que elas inibam o diálogo, dificultando assim a comunicação do grupo presente.
O New York Times, abordou o assunto colocando em sua capa, recentemente, uma apresentação de Power Point comicamente complexa sobre o conflito no Afeganistão, comentando que o esforço Americano não estava sendo tão eficiente devido à essa dependência de apresentações excessivas.

Caso sua empresa sofra desse problema aqui vão algumas dicas para aprimorar as apresentações, tornando-as mais eficientes e menos tediosas.

1. Explique e seja claro quanto ao objetivo da apresentação.
- Comece sua apresentação informando seu objetivo final.

2. Uma apresentação NÃO é um report.
- Ela deve ser suscinta
- Revelar os pontos essenciais
- Chamar a atenção dos participantes:
* Utilizando gráficos fáceis de se ler;
* Imagens;
* Vídeos;
* Pequenos casos.

3. Crie regras para as apresentações.
- Número máximo de slides;
- Tempo de apresentação.

Desenvolver apresentações eficientes requer tempo, e sabemos que atualmente tempo é dinheiro! Mas uma boa apresentação é um investimento que irá trazer benefícios para o apresentador e os participantes, em forma de aprendizagem, e para a empresa com novas idéias, que poderá gerar dividendos!